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ランチ代がツケ払い!?メルカリの社内制度を支える画期的仕組みについて|まちコラ#11

ブログ まちコラ

みなさん、こんにちは。 僭越ながら、先日TVデビューした総務のまちるだです。

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今日のまちコラでは、昨年12月に導入した「レストラン立替不要制度」について、導入の背景や効果など、ご紹介したいと思います。

メルカリの社内制度について

メルカリには社員同士のコミュニケーションを促す目的で、会社がランチ代を補助する制度がいくつかあります。  

  • シャッフルランチ:他部署との交流促進のため、毎月全社員からランダムに組み合わせた5-6名のチームでランチ
  • メンターランチ: 入社日から1週間、新入社員がメンターと一緒に社内の色々なチームの人とランチ
  • ウェルカムランチ:新入社員と役員陣の懇親のためのランチ
  • 採用会食:社員紹介のためのランチ。今年より制度がさらに進化して、今は事後報告のメールのみでOK f:id:mercan:20170216101030j:plain

導入の背景

上記のようなランチ制度は社内にかなり浸透しており、昨年末で約300件/月ほど活用されていたのですが、同様に下記の問題を抱えていました。

  • 社員:現金立替の金銭的な負担
  • 社員:立替申請による作業時間の負担(300件*5分=1,500分=25時間)
  • 経理:承認時間と立替振込処理時間の負担(300件*10分=3,000分=50時間)

時間にしておよそ75時間超が発生。一人ひとりはたった5~10分の作業であっても、この経費精算というのは、みんなが億劫に感じている部分でもありました。

そこで、総務内で相談した結果「もし利用した分を請求書払い(=ツケ払い)に出来たらみんなHAPPYになるんじゃないか!」との発想にいたりました。

「攻める総務」をスローガンにしているメルカリ総務チームは、昨年11月にこの制度の本格導入に向けて準備を始めました。

導入までの道のり

まずはメルカリのメンバーがよく訪れるレストランに、店頭や電話でダメ元でお願いしてみるところから始まりました。

承諾に向けてメルカリ総務が行ったこと

  • お願いしたいレストランのリスト作成
  • そのレストランを利用したときに口頭で相談or 電話で相談

承諾いただけた場合

  • 挨拶&支払いスケジュールの相談

実際にレストランの方とお話してみると、元々メルカリ社員が頻繁にお店を利用していたこともあり、協力的していただける店舗も多くありました。 レストラン側にとっても初めての取り組みのお店も多かったですが、支払いスケジュールなどについては一緒に相談しながら決めていきました。

(裏話ですが、チェーンのお店より個人店の方が融通がきく場合が多かったので、あたってみるにはまず個人店がオススメ)

結果的には電話したレストランの3割強のレストランに承諾頂け、現在はオフィス付近の約10店舗に協力頂き、この仕組みを導入しています。

ツケ払いの仕組み

実際にメルカリ社員がツケ払いしたい時のフローについて説明します。

社員

  • レストラン予約時:会社名を伝える
  • 精算時:レシートにサインをする(+社員であることを証明するあるものを提示)
  • ランチ後:総務で用意した管理シート(Google Spreadsheet)に、訪れた日付と店名、参加したメンバーを記入

総務&経理

  • 翌月初:レストランから送られてきた請求書と管理シートを突き合わせて処理

このフローにより、社員も総務や経理も作業時間が大幅に短縮されました。 また、社内のメンバーからも「領収書をスキャンしたり、申請する手間が省けて助かる!」と言った声を頂き、現在150件/月ペースで社員がこの「立替不要制度」を利用しています。 この制度の導入で37.5時間=約4.7日/人分の作業時間が削減されました。

自分でも驚くほど社員に好評で、社内広報した際もWikiページにたくさんの「いいね」をもらいました。

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最後に

この制度の話を社外の方にすると、よく聞かれる質問が「社員がプライベートで利用して勝手にツケ払いにするリスクなどは、どうやって回避するんですか?」と聞かれます。 導入時に懸念はあったものの、メルカリでは社員を信じる、性善説の考え方が浸透しているので、

発生するかもしれないリスク<みんなの業務が効率化されるメリット

としてこの制度を運用しています。

運用開始から3ヶ月が経過しましたが、特に問題なく運用できていますし、プライベートな利用をされる方はもちろんいません。

「性善説」についての考え方の参考記事はこちら

industry-co-creation.com

余談になりますが、この制度を導入することによりレストラン側との関係もより良好になり、予約時に会社名を伝えるので「いつもありがとうございます」「毎回領収書を書く手間が減りました!」など言って頂けることが増えました。 社員もこの制度が使えるお店を積極的に利用するため、お互いにWIN-WINになったと思います。

このような施策を導入することも、メルカリ総務の業務内容です。「攻める総務」として、より働きやすい環境をつくるべく日々お仕事しています。メルカリ総務に興味を持っていただいた方は是非ご連絡お待ちしております~! よかったらまずは気軽にランチでも~♪

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