さらにGo Boldに!立替え不要レストラン制度を『アプリ化』しました!

こんにちは、メルカリ総務のanzuです。

夏も本番、暑い日が続きますね。

今年の2月に『立替え不要レストラン制度』についてご紹介しましたが、立替不要レストラン制度がさらにGo Boldな制度に生まれ変わりましたので、その背景と新しい制度についてご紹介いたします。

『立替不要レストラン制度』とは?

メルカリでは新入社員を1週間ランチへ招待し、色々なグループの人と交流する『メンターランチ』、月に1度全社員がランダムで組まれた班でランチに行く『シャッフルランチ』、社員がメルカリへぜひ入社してほしいと思う知人を誘ってご飯に行く『採用会食』など会社が食事の費用を負担して社内コミュニケーションや採用に繋げる制度がたくさんあります。

そこで生まれたのがこの『立替不要レストラン制度』です。メルカリ社員がよく利用する店舗に対し交渉を行い、承諾いただいた店舗は会社の請求書払い(ツケ払い)にて食事ができるという仕組みです。現在は15店舗のお店にご協力いただき、メルカリ社員が利用する際は請求書払いにて対応を頂いています。

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部活の交流ランチやシャッフルランチなど利用方法は様々!夜の会食でも利用しています。

制度の裏には地道な努力あり!制度を支える『総務の力』

この制度の導入のきっかけは毎月社内制度でのランチが300件/月を超えるほど発生することによる、『立替の金銭的負担の解決・経費精算にかかる時間の削減』のために考案され、総務主導で導入されました。 社内でも大きな反響があり画期的な制度なのですが、その裏には制度の課題もありました。

【改善されたこと】

  • 従業員・経理の経費精算処理にかかる時間が月間75時間から20時間に削減
  • 個人の一時的な金銭的な負担がなくなる

【残った課題】

  • 請求書処理を総務が行うことで毎月20時間の追加業務が発生
  • アナログな運用のため、利用内容の抜け漏れが多く付け合わせが困難

以前のメルカンでも取り上げていますが、メルカリでは『性善説』が浸透しているため、上記課題にはあるものの導入してから5カ月で制度を悪用されたということもなく、制度としてはかなり画期的でした。

しかしながら、各自で経費処理を行うのではなく総務が一括で請求書処理を行うこと、毎月300件以上利用されるランチの付け合わせをするという作業は、当時4名体制で業務を行う総務にとってかなりの負担であることも事実でした。

そこで、『さらにメルカリ社員にとって利用しやすく、GO BOLDな方法はないか』と解決策を考え始めることとなりました。

きっかけは身近なところにあり!立替え不要レストラン制度をアプリでやろう!

総務の中で請求書処理に対する課題感は導入当初からあったものの、立替え不要制度のシンプルさを保ちつつ、制度を変えていくということは中々難しく、改善案は総務メンバーの中だけでは簡単に見つかりませんでした。そんな状況を変えるきっかけとなったのが入社間もないメンバーと、

『立替え不要レストラン制度ってすごく便利だよね~』


『実は裏では結構地道なんですよ・・・』

っという会話をしたことがきっかけでした。

これをきっかけに知り合いにスタートアップで『どこでも社食』という制度に活用できそうなアプリを作っている人がいると紹介してもらえることとなり、今回のアプリ導入に繋がりました。

リリースまで1カ月!メルカリだけの精算アプリ誕生の裏側

メンバーの繋がりから「どこでも社食」の開発元であるシンシアージュの久木田様とお話する機会を得て、今の制度の課題や導入することで解決できること、やりたいこと等あらゆる方面から話しをして、導入検討を進めました。

そんな中、打合せを重ねていたタイミングでBe Professional Dayをコーポレート部門でも初開催をするという話になり、その2日間を使って本格的に導入提案を上長にできるまでにしよう!っと心に決め、現在の課題の見直しからアプリをメルカリ仕様に改修してもらうところまでの打合せを行いました。

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BPDの発表の様子

このBe Professional Dayの発表後、上長に正式に導入の承認を頂き約1カ月で全社的に導入をすることを目標にアプリ改修やテスト導入を総務の2名で行いました。

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実際にBe Professional Dayの際に社内発表向けに作った資料 ※Be Professional Day:メルカリのValueの一つである「Be Professional」を体現する日。普段できないこと・やりたいことをオーナーシップを持って取り組もうという日です。

【導入までの流れ】

  • 5月下旬 『どこでも社食』についてヒアリング
  • 5月下旬~6月中旬 アプリをメルカリ流に改修
  • 6月中旬~6月末 各店舗テスト利用・アプリの修正
  • 6月末 個人アカウント発行/全社に『アプリインストール』の周知/社内マニュアルの作成
  • 7/1から 『立替え不要レストラン・改』の全社利用開始

既に利用しているレストランは決まっていた為、レストランへは事前に精算方法を変更するということを連絡するのみで運用変更が可能でした。

導入までの1カ月は課題解決とメルカリの制度にマッチしたインターフェイス改修と社内の運用フロー見直しを主に行いました。

取り組んだ総務の2名はまったくと言っていいほど技術的な知識が無かった為、シンシアージュさんの既存アプリをベースにメルカリで利用する際、実現したいことなどを実際のアプリを操作しながら打合せをし、汲み取って頂くという大胆且つかなり無茶な方法でアプリの改修を行って頂き、内容を大幅に『メルカリ流精算アプリ』に作り変えて頂き導入までたどり着きました。

効果は絶大!アプリの利用方法

今まで立替え不要制度を利用する場合のフローは、

【従来】

予約:会社名を伝え、立替えにて精算を行うことを伝える

精算時:レシートにサイン+社員であることを証明するものを提示

利用後:管理台帳に利用した日付と店名参加したメンバーを記入

というシンプルな流れで行っていました。 ただ利用後に都度台帳の記入を各自で行う必要があり、その抜け漏れが毎月の利用率の20%くらい発生しており、利用者の確認作業を1件1件総務で確認を取るという作業が発生し毎月10時間ほどかかっていました。

【アプリでの精算】

予約:会社名を伝え予約を行う

精算時:アプリを起動し1の画面に利用情報を入力し、QRコードを表示してお店に提示

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利用方法はたった2ステップ。事前連絡も経費精算も必要ありません!

このアプリ導入により、管理やオペレーションが簡単になるだけでなく以下の問題解決に繋がりました。

  • 各店舗から来ていた請求書(データ)が1枚にまとり、20時間掛かっていた作業が10分になる
  • 利用目的のリスト漏れが0%になる→利用者を探す作業が0に
  • 社員情報に紐づいたアカウント運用で悪用のリスクもなくなる

という課題を解決することができ、短期間で導入まで進めたにも関わらず、7月1日の導入から約1カ月半経ちましたが、大きな問題もなく社内で利用されています。

総務としても、課題であった毎月の処理が当初想定していた処理時間よりも大幅に削減でき、課題解決に繋がりました。

このように、ちょっとした会話から始まった計画が社内の繋がりを通して実現可能となり、社内の取り組みを通して導入提案まで行える場があることや、メルカリの風通しのよさやスピード感がまさに今回の『アプリ化』を実現可能にしたと感じています。

Be Professional Dayの機会に関わらず、メルカリ社内では日々より良いサービスを作る為・より良い会社にするためのアイディアが全メンバーから飛び交い、話し合われており、毎日が自分のアイディアを発信するチャンスの場です!

そのような刺激的な環境で自分の発想を活かしたいという方、ぜひメルカリで活躍してくれることをお待ちしております♪

総務 / General Affairs Team / メルカリ

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