メルカリ大規模オンラインイベントを自前で実施するときのノウハウをまとめてみた

こんにちは、メルカリPRチームの@sayoです。

7月2日に「THE BUSINESS DAY #4」をオンラインで開催しました。このプロジェクトは、PR・政策企画・リーガル・IR・経営戦略・リスクマネジメントといったメルカリのコーポレートグループに所属するメンバーが通常業務の傍ら有志で集まり、開催決定から実施まで約1.5ヶ月で推進した超短期集中プロジェクト

そのときにやったことを、時系列でまとめてみました。

5月中旬〜下旬:キックオフ+コンセプト

前回のイベントを終え、THE BUSINESS DAY #4の実行にむけてプロジェクトメンバーでキックオフ。まずは「どんなコンセプトのイベントにするのか」「誰をターゲットとするのか」「そのためにはどういった登壇者に出ていただくべきか」「セッション内容をどうするか」をメンバーで議論しました。

議論した結果、今回は大テーマを「withコロナ時代の新しいビジネス様式」に決定。そのなかで「スタートアップ」「働き方」「デジタル・トランスフォーメーション」「コミュニケーション・ブランディング」「経営」の5つの領域にわけ、各分野の有識者をゲストにお招きし、オンラインでの対談・パネルディスカッション形式で開催することにしました。

そうと決まれば、さっそく外部の有識者の方々に登壇を依頼。登壇日までの時間もあまりないなかで、「どうしてもあの方々に出ていただきたい…」という想いで、登壇依頼書をお送りしました。(この際、開催候補日を複数提案し、登壇ができる日程を回答してもらいました)

ありがたいことに、多くの方にご快諾いただき、開催日程も7月2日に決まりました。

また、To Do事項はキックオフ時にガントチャートにて管理し、プロジェクトメンバー内で各案件を分担&責任者を明確化しました。そしてオンタイムで進行できているか、懸念事項についての相談など、全員集まっての進捗確認ミーティングを週次で実施。さらに、タスクごとに分かれたスモールチーム(コンテンツ・オペレーション・制作物系)でもミーティングを別途開催し、細かい不安点をなくしていきました。

イベントを管理していたTo Doシート(一部)

6月上旬〜中旬:外部告知+集客開始

次は外部への告知です。前回のTHE BUSINESS DAY #3にご参加いただいたメディア関係者の方たちから「メルカリをよく知る機会になった」と好評だったこともあり、今回はより多くの人に見ていただきたいと考えていました。そこで、前回から利用していたイベント集客・管理ツールのPeatixとメルカリコーポレートSNSアカウント(FacebookおよびTwitter)に加え、メルカン、メルポリ、メルカリHP(プレスリリース)を通してご案内しました。

また、コロナの影響でリモートワークが続いているメルカリ社内のメンバーにも見てもらいたい、という想いもあったので、SlackやAllHandsと呼ばれる全社定例でもプロジェクトメンバーから告知をし、参加者を募りました。

Slackでの告知
AllHandsでの発表の様子

6月中旬〜下旬:事前リハ+オペレーション確定+制作物

社内外の登壇者の方とはイベント実施の1週間ほど前までに、顔合わせも兼ねて内容に関する打ち合わせとオペレーションに関するリハーサルをオンラインで実施(ともに30分程度)。「ここについてもっと深堀りしたい」「この問題を提起しようと思う」など、すり合わせを行いました。

また、万が一のことを考え、本番中に配信トラブル発生時(配信が落ちた場合、音声が聴こえない場合も想定)の対応マニュアルをつくり、登壇者へ事前に配布しました。

同時に、オペレーションチームでは、配信方法についても検討。今回はZoomを利用し、メルカリのYouTubeアカウントとTwitterにて配信することにしました。(THE BUSINESSDAY #3のときより多くの人に見てもらいたいと、Twitterでの配信を追加したのです)

外部登壇者の方のなかには、事前のリハーサルに参加できない方々もいらっしゃったため、当日はZoomの部屋を2つ用意。1つ目は「控室」、2つ目を「本番部屋」にする運用をすることにしました。登壇者の方々は、登壇時間の15分前に「控室」用Zoomへ入室。背景画像やお名前の表示、音声の問題がないかなどを最終確認し、登壇時間の5分前に「本番部屋」用Zoomのへ移動いただく、という運用にしました。

同時期に、台本資料やスライドの確定。一体感を持たせるための登壇者用Zoom背景画像の作成などのタスクも進行していきました。

デザインチームに作成してもらったZoom背景

7月2日:イベント当日

いよいよイベント当日!

社内でもイベントに関して盛り上がってほしいと、Slackにて「ワイワイチャンネル(イベントを見ながら、メンバーがイベントの感想など好きなことを書けるSlackチャンネル)」を作成しました。

開始前から盛り上がる社内

いよいよ13時になり、配信開始!本番部屋用Zoomの内容をメルカリYouTubeアカウント及びTwitterアカウントにて配信!!なのですが…。

当日機材トラブルがあり、Twitterアカウントは配信停止。そのため、YouTubeだけの配信に切り替えました。全員がリモートをしながら運営をしていたため、オペレーションの部分が完璧でなかったところがあり、大反省です。(この失敗を、次回に活かさなくては…)

配信先の変更は、Slackで運営メンバー同士が連携し、コーポレートサイトで掲載することに

その後、Twitter配信以外に大きなトラブルもなく、イベントは順調に進行していきます。運営メンバーは、本番部屋用Zoom、控室用Zoom、Twitter、YouTube、社内のワイワイチャンネル(Slack)を確認するスタッフを配置し、なにか問題が起こったらすぐ対応できるようにしていました。

ワイワイチャンネルをつくってよかったと思うのは、社内の参加者の感想をすぐに見られるところ。これは「働き方」のセッションで、予防医学研究者の石川さんが「オンラインによるコミュニケーションでは『エクスクラメーションマーク(!)』より『♡』を使ったほうがいいコミュニケーションになる」という発表をした直後の社内の反応

18時、イベントはすべて終了。お疲れさまでした〜!!!

ということで、これで終わり…ではなく、大切なのは次に活かすこと!

参加者のみなさまにはGoogle Formでイベントに関するアンケートを実施し、良かった点・改善点をヒアリングしました。また、運営メンバー+社内の参加者にはKWT (このままKeepすべきこと、イベントを通してわかったこと※Wakattakoto、次回へのTRY)シートを展開し、運営メンバーで反省会を実施しました。

最後に、運営メンバー+登壇者にて打ち上げも実施!お疲れさま〜の意味も込めて、おいしいビールをご自宅へ配送。みんなで同じ飲み物を片手に乾杯しました。(こういう細かいところで一体感が生まれるよね!)

お疲れさまでした〜!あー、このビール、おいしかった

以上、長くなってしまいましたが、大規模オンラインイベントを自前で実施したときのノウハウとレポートでした!メルカリでは今後もオンラインイベントをどんどん開催していく予定ですので、引き続きぜひチェックしてください。

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