「Welcomeな気持ちを伝えたい」急遽オンライン開催となったメルカリ入社オリエン舞台裏

こんにちは、社内のITサポートや運用管理などを行う、メルカリIT Serviceチームの吉川です。

それは、いつもより少し早い朝。Slackの呼び出し音からすべてが始まりました。

メルカリCorporate Engineeringマネージャー須藤さんからのSlack

2020年4月1日、メルカリグループでは新メンバーの入社オリエンをオンラインで開催しました。メルカリで入社オリエンをオンラインで開催するのは、今回が初めて。

…なのですが、実はこのオンライン入社オリエン、開催が決まったのは3月27日(金)12時。しかし、オンラインで開催するには、同日17時半までに約20名の新メンバーへセットアップ済みのPCや備品を発送する必要がありました。

はたして、僕らIT Serviceチームは、17時半までに新メンバー約20名へPCのセットアップ・梱包・発送できるのか?

入社日は最もモチベーションが高まる日だから…!

当初メルカリグループでは、時間を短縮したかたちでの入社オリエンを実施予定でした。

というのも、新メンバーにとって入社日は最もモチベーションが高まる日。また、他の時期に比べて4月は入社者も多く、今回については新卒メンバーのほか、Origamiからメルペイへ入社するメンバーもいました。

だからこそ、入社オリエンは手厚く行いたい。しかし、新型コロナウイルスによる影響は日に日に強まるばかり。当然ながら「本当にオフラインで行うべきなのか?」と、経営層でも議論が続きました。その結果、PCの国内発送におけるセキュリティリスクを確認したうえで、オンラインでの実施に変更となったのです。

このときの話をPeople Experience(PX)チームの望月さんに聞くと、「かなり直前で変更することになるので『難しいのでは?』という意見が強かった」「そんななか、Corporate Engineeringの須藤さんが『午前中までに意思決定してくれたらやるよ』と言って、背中を押してくれた」と話していました。

こだわったのは「オンラインでつながれること」「ウェルカム感があること」

冒頭にも書きましたが、オンラインで入社オリエンを実施する場合、当日までに以下の準備を進めておかなければなりません。

・ セットアップなどを完了させたPCを含む備品発送
・ 新メンバー全員がネット環境下で入社オリエンを受けられるかどうかの確認
・ 必要であれば社用ポケットWi-Fiも発送

発送のために準備した段ボールたち

少ない時間内でできることは、限られています。そこで、今回のオンライン入社オリエン準備で目指したのは「新メンバー全員がGoogle Meetにつながれる状態をつくること」

目標が決まれば、あとはやるのみです。さっそく以下の役割分担に分かれて、作業を進めていきました。

・ セットアップ済みPCの追加セットアップ、テキストファイルを置く人
・ ダブルチェックする人
・ 宛名を書く人
・ 梱包する人

まずは、PCのセットアップです。オンラインで実施するということは、新メンバーが自宅でセットアップすることになります。PCを送っただけでは、Google Meetにもつながりません。そのため、操作方法やログイン手順がわかる説明文書のほか、デスクトップ上にも困ったときにチェックできる手順を書いたテキストファイルをセットしました。

同時並行で、新メンバーの送付先住所を収集。これは、PXチームと連携しながら進めました。海外メンバーについては、日本に引っ越したばかりでネット環境がない可能性もあります。そこは採用を行うTalent Acquisition(TA)チームと連携して、自宅のネット環境が整っているかどうかのアンケートを実施。「ネット環境がない」というメンバーに対しては、社用Pocket Wi-Fiも同梱しました。

セキュリティカード、PCをひたすら梱包していく

その一方で、新メンバーたちの住所を書きまくる

先ほども書きましたが、オンライン・オフライン関わらず、新メンバーにとって入社日は最もモチベーションが高まる日。PCが送られてくるだけ…なんて寂しすぎます。少しでも気分を盛り上げるため、梱包資材はメルカリオリジナルのものを使用。ウェルカムな気持ちも伝わるように、ノベルティも同封しました。

入社オリエンのやりとり用Slack部屋で掲げたテーマ!

結果的に、何とか最終集荷時刻である17時半までにすべての作業が完了。荷物を集荷場所まで持っていくときは、他のチームメンバーも手伝ってくれました。

梱包済みの段ボールがどんどん積み上げられていくく

オリエン開始10分前に、新メンバー全員がログイン成功!

そして迎えた、オリエン当日。開始は11時40分。「頼む、みんな無事にGoogle Meetへ入ってきてくれ〜!」の気持ちで待ち続けていたら、ポツポツとログインを確認。11時半には、全員がオリエンに参加できる状態になりました。

会場で入社オリエンを進めるIT Serviceチームメンバー

もしもGoogle Meetにつながらない人がいたら…と思い、電話での対応も準備していました。ですが、それほど大きな問題もなく、概ね予定時間内に入社オリエンを終了できました。

実は、シミュレーションの賜物だった

発送したPCや備品が無事に届いたことを知らせてくれた新メンバー

こうした報告を聞き、胸をなでおろす…

実は、IT Serviceチームでは、新型コロナウイルス発生時から「経営層の意思決定より早くロックダウンが決まったらどうするのか?」「どんな体制がいいのか」をシミュレーションしていました。入社オリエンのオンライン実施が決まってからすぐに動けたのも、チーム内での動き方や流れを浸透できていたから。発送準備中は「あれが足りない!」となることも多かったのですが、指示待ち状態も起こらずスムーズに動けたことも、とても良かったと思っています。

ただ、「オンラインでのオリエンテーションをどうするか」に絞ったシミュレーションを早い段階でしておくべきだったという反省もありました。それさえできていれば、もう少し手厚いフォローができたのではないか、とも考えています。この反省は、必ず次に活かします!

IT Serviceチームのミッションは、「すべての従業員が快適に業務に取り組める社内IT環境を創造し続ける」。何が起こってもなるべく早く対応できるよう、今後も準備していきたいと思います!

吉川 崇(Takashi Yoshikawa)

メルカリIT Serviceチーム、マネージャー。Samantha Thavasa情報システム部にてIT職としてのキャリアをスタート。ヘルプデスクの立ち上げ、Office365やMDM、ワークフローシステムの導入など社内IT環境の刷新、業務改善に従事する傍ら、店舗売上管理システムやWMSなどの基幹システムリプレイスのプロジェクトも推進。2017年11月よりメルカリに参画。IT Serviceチームにおいて、テクニカルサポートや社内向けSaaSなどの管理・運用マネジメントを担当。

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